Tips voor werken met Office 365

De meeste medewerkers gebruiken dagelijks wel één of meerdere apps van Microsoft Office 365 zoals outlook of word. Deze dienst van Microsoft zit vol met slimme toepassingen en de lijst met functies wordt steeds verder uitgewerkt. Wij zetten een aantal handige en nieuwe functies voor je op een rij.

Tekst direct vertalen in word

Het is tegenwoordig mogelijk om bijvoorbeeld een Engelse tekst direct vanuit je Word- of PowerPoint-bestand te vertalen. Hierdoor hoef je niet steeds te kopiëren en te plakken naar bijvoorbeeld Google translate. Zeker voor bedrijven met veel internationale klanten kan dit veel tijd besparen.

Werk samen door een koppeling te sturen.

De meeste medewerkers zullen het herkennen. Heb je net een document herschreven komt er nog iemand aan met allerlei aanpassingen. Met Office 365 is dat verleden tijd. Je stuurt mensen heel simpel een koppeling i.p.v. een kopie. Hierdoor ziet iedereen ten alle tijden het meest recente bestand.

Microsoft Word en Outlook lezen je voor

Als je druk bent of onderweg bent maar toch wilt weten wat er in het binnengekomen mailt of document staat is er nu de voorlees functie. Je hoeft alleen maar de tekst te selecteren die je voorgelezen wilt hebben en Office 365 vertelt je precies wat er staat. Omdat de worden worden gearceerd zodra ze worden voorgelezen kan deze tool ook erg handig zijn voor dyslectische mensen.

Chatten terwijl je een document bewerkt

Als meerdere personen werken in hetzelfde document dan verschijnt automatisch een chatvenster boven het document. Hierdoor kun je snel en gemakkelijk overleggen met iedereen die op dat moment het document open heeft staan. Het is wel van belang dat het document op een gedeeld netwerk staat om deze functie te kunnen gebruiken.

Tag mensen met een @vermelding

Als bepaalde aanpassingen of opmerkingen gelden voor een specifiek persoon en je wilt zeker weten dat diegene het ziet.  Stuur dan heel simpel een melding naar die persoon door zijn naam te typen in het document voorafgaand aan een @teken. De vermelde persoon ontvangt dan een email met daarin de opmerking dat hij getagd is.

Wil je meer weten over wat Office 365 voor jou of je bedrijf kan betekenen? Bij ATNN werken professionals met ruime ervaring op dit gebied.

Wat is een datagedreven organisatie?

Tegenwoordig wordt bijna alles wat online gebeurd door bedrijven  opgeslagen. Hierdoor ontstaat er een grote hoeveelheid aan waardevolle data. Als uw bedrijf op een effectieve manier gebruik weet te maken van dat enorme aanbod van data dan biedt dat vele kansen.  Organisaties die sturen op deze data worden ook wel datagedreven organisaties genoemd.

Wat is een datagedreven organisatie?

Een datagedreven organsiatie neemt beslissingen op basis van verzamelde data. Deze data vormen bij elkaar feiten. Door deze feiten op de juiste manier te verwerken en te analyseren kunt u waardevolle inzichten verwerven.  Data biedt de mogelijkheden om uw bedrijfsactiviteiten beter te stroomlijnen. Besluiten die gebaseerd zijn op data zijn vaak beter onderbouwd.

Datamanagement

Beslissingen op het gebied van data wordt ook wel data informed beslissen genoemd. Datagedreven werken vereist goed datamanagement.  Het begint met de juiste denkwijze van iedereen binnen de organisatie. Het is van belang dat uw bedrijf beschikt over goede data analisten. Voor veel MKB bedrijven is dit een grote investering maar gelukkig zijn er bedrijven die de analyse voor u kunnen doen. Dit scheelt een hoop tijd en geld.

Datatools

Om data te verzamelen en te analyseren bestaan vele verschillende tools. Er bestaan datadashboards, die de verzamelde data overzichtelijk visualiseren, Ook kunnen analysetools gebruikt worden om verbanden te achterhalen die niet voor de hand liggende verbanden kunnen ontdekken. Deze tools zijn vaak laagdrempelig. Voor veel bedrijven is dit een kleine investering die zich snel zal terugverdienen.

Starten met datamanagement

Starten met datamanagement kost in het begin meer tijd en moeite, maar is het meestal waard. Zodra bedrijven inzien welke waardevolle data ze in handen hebben en de juiste manieren hebben gevonden om deze te interpreteren wordt het makkelijker om beslissingen te nemen op gefundeerdere gronden.  Inmiddels bestaan er vele laagdrempelige oplossingen voor analyse van data. Door deze in gebruik te nemen neemt u al een belangrijke stap voor de toekomst van uw bedrijf.

 

Wat is cybercrime?

U doet natuurlijk alles om uw bedrijf en medewerkers te beschermen tegen alle vormen van cybercrime.  Cybercrime is een breed begrip van pinpasfraude tot fishing.  In dit blog gaan wij in op meest voorkomende manieren van cybercrime van bedrijven en wat u hieraan kunt doen.

Phishing

Phishing wordt vaak gebruikt door criminelen om wachtwoorden te achterhalen zodat zij toegang hebben tot de mails en systemen van mensen en bedrijven. De meeste mensen zijn hiervan bewust en klikken niet zomaar op een link een mail. De laatste jaren worden phishing mails echter steeds beter en moeilijker van echte mails te onderscheiden. Ben u bang slachtoffer te zijn van phishing? Neem dan zo snel mogelijk contact op met uw systeem beheerder.

ransomware

Ransomware is software die hackers gebruiken om uw syteem te gijzelen. Al uw systemen worden versleuteld door cybercriminelen en volgens hen is dan de enige manier om hiervan verlost te worden, het betalen van losgeld. Om dit te voorkomen is het belangrijk dat uw medewerkers over goed beveiligde computers beschikken. Zorg voor een goede virusscanner, die herkent vaak de meest voorkomende vormen van ransomware.

Hacking

Hacken is de meest bekende vorm van cybercrime voor bedrijven. Hackers zijn altijd op zoek naar zwakke punten in uw beveiliging. Zodra zij deze hebben gevonden is het makkelijk om uw systemen binnen te dringen zonder dat u het weet. De cybercriminelen kunnen dan meekijken met uw medewerkers en zo gevoelige bedrijfsinformatie stelen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om de veiligheid van uw website te verbeteren zodat er geen zwakke punten in zitten.

Cybercrime kan altijd

Het is belangrijk om te beseffen dat geen enkel systeem 100% veilig is tegen cybercrime. Uw medewerkers zullen nooit zomaar op een link klikken maar een verkeerde inschatting is in een seconde gebeurd en de gevolgen kunnen gigantisch zijn. Daarom is het belangrijk om regelmatig een back up te maken van uw belangrijkste bestanden en systemen. Als criminele dan toegang krijgen kunt u gemakkelijk uw systemen afsluiten zonder een groot risico op een gigantisch data verlies.

3 redenen om je IT-Beheer uit te besteden

Een MKB bedrjf heeft vaak een tekort aan twee zaken: Tijd en geld. Een dag bestaat uit slechts 24 uur en dat is vaak te weinig om alle taken uit te voeren die je zou willen. Een manager is nooit klaar met zijn werk.

Een goede manier om je tijd te besparen is het uitbesteden van je IT-beheer aan een proffesioneel bedrijf. Dit scheelt voor vele bedrijven een hoop tijd en geld. Geldt dit ook voor jouw bedrijf? Wij zetten vijf redenen op een rij waarom IT-beheer uitbesteden je veel geld bespaard.

Meer controle over je cashflow

IT-apparatuur en software kosten een hoop geld. Daarnaast gaat er veel tijd zitten in het ICT onderhoud en beheer. Door je IT-beheer uit te besteden houdt je de kosten overzichtelijk. Vaak gaat het om een maandelijks bedrag. En weet je preciies waar je aan toe bent. Ook zijn zaken als onderhoud en garantie vaak inbegrepen.

Altijd bereikbaar zonder zorgen

Iedereen kent het wel. Wil je net aan de slag maar is die ene applicatie ineens niet beschikbaar. het updaten en achterhalen van problemen kan behoorlijk tijdrovend zijn. Een proffesional heeft het probleem vaak sneller achterhaald en kan down-time geheel voor zijn. Door jouw omgeving continu te monitoren zorgt een goede IT-beheerder ervoor dat je netwerk en applicaties in de lucht blijven.

 Focus op kernactiviteiten

Doordat iemand anders zich richt op de technische zaken houdt jij je handen vrij voor de core bussines van je bedrijf. Loop je tegen problemen aan? Dan neem je gewoon contact op met IT-beheerder en deze persoon lost het voor je op. Op deze manier houdt jij je hoofd vrij voor belangrijkere zaken.  En dan hebben we het nog niet eens over het werk dat gemoeid gaat met het voldoen aan wet- en regelgeving. Denk maar eens aan de AVG, cybersecurity en research naar nieuwe technologie. Besteed je het (zware) IT-werk uit, dan heeft je personeel meer tijd om zich met strategische vraagstukken en kernactiviteiten bezig te houden. Zo komen er eerder innovatieve initiatieven van de grond

Waarom IT outsourcen

Tegenwoordig zijn bijna alle bedrijven, groot of klein, verbonden via het internet.  Medewerkers vergaderen via zoom, maken gebruik van een online agenda of hebben ieder hun eigen flexibele online werkplek.  De mogelijkheden zijn eindeloos maar kunnen voor veel mensen onoverzichtelijk worden. Daarom is het vaak handig om de zaken op het gebied van IT te outsourcen. U hoeft niet alle zaken uit te besteden als u dit niet wilt. ATNN biedt u verschillende mogelijkheden en kunnen een klein gedeelte of het gehele it gedeelte overnemen.

Focus op uw kernactiviteiten

Door uw it zaken uit te besteden houdt u uw handen vrij voor de belangrijke zaken van uw bedrijf. ATNN is bijvoorbeeld in staat om alles op het gebied van IT voor u te regelen. Heeft een medewerker een online werkplek nodig? Of is uw website ineens offline? Met de diensten van ATNN hoeft u zich daar geen zorgen over te maken. Met bijvoorbeeld remote monitoring houden wij uw website en andere online diensten op afstand in de gaten. Als er zich problemen voordoen dan signaleren wij deze snel en gaan direct opzoek naar de beste oplossing. Daarbij levert IT outsourcen vaak ook een kostenbesparing op. Het gebruik van de expertise en netwerk van ATNN houdt uw diensten overzichtelijk en met maar 1 aanspreekpunt wordt u nooit van het kastje naar de muur gestuurd.

Veiligheid van outsourcen

Vaak maken bedrijven gebruik van diensten van verschillende bedrijven. Dit maakt het geheel onoverzichtelijk en zorgt ervoor dat het risico op gaten in de beveiliging. Wij van ATNN zijn gespecialiseerd in online beveiliging en werken voornamelijk samen met gecertificeerde partners zodat wij altijd de veiligheid kunnen waarborgen. Op deze manier is de continuïteit van uw bedrijf verzekerd en kunt u zich met een gerust hart op uw eigen werkzaamheden focussen.

Waarom een wachtwoordmanager?

Digitale veiligheid is erg belangrijk voor bedrijven en personen. Uiteraard wilt u niet dat anderen zomaar toegang hebben tot uw bestanden. Daarom is een goed wachtwoord zeer belangrijk. Waar de meeste mensen niet stil bijstaan is dat standaard wachtwoorden vaak gemakkelijk te hacken zijn en deze worden vaak voor meerdere websites of applicaties gebruikt. Het gebruik van diverse wachtwoorden en deze regelmatig te updaten wordt sterk aangeraden door onze experts. Zoveel verschillende wachtwoorden zijn lastig te onthouden, daarom wordt er tegenwoordig gebruik gemaakt van wachtwoord managers. Maar wat doen deze en zijn ze zelf wel veilig?

Wat is een wachtwoord manager?

Een wachtwoord manager is een digitale kluis waar al uw wachtwoorden in bewaard worden. Zodra u een app of website opent waarvan het wachtwoord bekend is wordt deze direct voor u ingevuld. Dit bespaart u veel tijd en maakt het gemakkelijker om meer diversiteit in uw wachtwoorden te krijgen.

Ik weet al mijn wachtwoorden, dus waarom een wachtwoord manager?

Veel mensen gebruiken een standaard wachtwoord of enkele variaties daarop. het nadeel hiervan is dat wanneer een wachtwoord is gehackt, diegene ook direct toegang heeft tot alle andere websites waarvoor dit wachtwoord is gebruikt. Een verandering van cijfer of hoofdletter verandert daar weinig aan. Door een wachtwoord manager te gebruiken kunt u langere en diversere wachtwoorden aanmaken. U hoeft ze zelf immers niet allemaal meer te onthouden. Hierdoor zal de voorspelbaarheid van uw wachtwoorden omlaag gaan en daarmee ook de kans dat iemand ongeautoriseerd toegang krijgt tot uw account.

Hoe werkt een wachtwoordmanager

Wachtwoorden zijn vaak lastig te bedenken omdat ze aan allerlei voorwaarden moeten voldoen. Wachtwoord managers hebben vaak de functionaliteit om zelf wachtwoorden te genereren. Dit is een willekeurige combinatie van letters, cijfers en leestekens die nagenoeg niet te kraken zijn. Omdat u zelf de wachtwoorden niet hoeft te onthouden maakt het ook niet uit dat ze lang en lastig zijn. Uw wachtwoord manager vult ze zelf in op de websites waar u ze nodig heeft.

Veiligheid

Alle wachtwoorden op dezelfde locatie klinkt voor sommige mensen als eng en onveilig. Wat als iemand het wachtwoord van de manager weet te hacken? Hier hoeft u zich niet veel zorgen over te maken. Wachtwoord managers zijn vaak zwaar beveiligd en in de zeldzame gevallen waarvan bekend is dat inloggegevens zijn gestolen waren deze alsnog versleuteld. Hierdoor zijn ze onleesbaar zonder wachtwoord. Daarnaast is tweestap verificatie aan te raden bij het gebruik van wachtwoord managers. Dit is een extra beveiliging zodat de kans op ongeautoriseerde toegang nihil is.

 

5 voordelen van werken in de cloud

Tegenwoordig werken veel bedrijven in de cloud. Dat klinkt heel ingewikkeld maar betekend niets meer dan een centrale online opslaglocatie voor al uw bestanden. Waarom zou uw bedrijf  werken in de cloud? Om u te helpen bij deze beslissing hierbij 5 voordelen van werken in de cloud.

Cloud is voor grote bedrijven en ZZP

Software aanschaffen en een nieuwe werkmethode omarmen klinkt als een langdurige en prijzige aangelegenheid. Dit geldt niet voor werken in de cloud.  Voor iedere vorm van werken zijn betaalbare oplossingen op maat. Voor de ZZP’er met het kleine budget of de grote multinational die met meerdere personen in hetzelfde document willen werken, de cloud is voor iedereen.

Creëer overal uw eigen werkplek

Of u nu in de trein zit, op kantoor of thuis op de bank met werken in de cloud heeft u altijd al uw bestanden binnen handbereik. Het enige wat u hiervoor nodig heeft is een apparaat met toegang tot internet. Hierdoor krijgt u nog meer vrijheid bij het indelen van uw dagen. In de trein nog even de laatste aanpassingen doen aan die belangrijke presentatie of ‘s avonds voor het slapen gaan even controleren of alle bestanden zijn bijgewerkt voor de vergadering van morgenochtend? met de cloud kan dit altijd en overal.

Flexibel

De toekomst is niet altijd duidelijk, ook voor bedrijven. Ieder bedrijf wilt uitbreiden maar soms ontkom je niet aan afschalen. De cloud speelt hierop in doordat u gemakkelijk mensen toegang kunt geven of deze weer verwijderen. Dit scheelt veel tijd voor nieuwe medewerkers. Niet dagen bezig zijn met het instellen van computers maar met een druk op de knop toegang geven tot de bestanden die zij nodig hebben. Verlaat een medewerker uw bedrijf? Dan wordt de toegang met dezelfde knop weer ontnomen.

Eigen server of cloud

Uw bestanden moeten goed beveiligd zijn tegen diefstal en verlies. Met de cloud hoeft u zich geen zorgen te maken over het verlies van een harde schrijf of usb stick. De bestanden staan altijd op een centrale plek. Op deze manier voorkomt u dat er onnodige kopieën rondslingeren op computers en het web. Cloud servers zijn vaak ondergebracht bij grote datacenters. Het voordeel hiervan is dat deze de beveiliging altijd up-to-date hebben. Hierdoor zijn uw bestanden nog beter beveiligd en hoeft u zich hier geen zorgen over te maken.

Eenvoud

Een belangrijk element van werken in de cloud is de eenvoud. Altijd toegang tot al uw documenten. Met werken in de cloud kunt u zich weer focussen op de core business van uw bedrijf. De uren die u bespaart met het beheer kunt u besteden zoals u wilt. Precies zoals met de cloud is bedoelt.